Kurz gesagt: Angebote automatisierst du in drei Teilen: feste Positionen mit Preisen, zwei, drei Vorlagen, die Kundendaten und Preise selbst einsetzen, und eine Wiedervorlage, die fünf Werktage nach dem Versand ans Nachfassen erinnert oder selbst nachfragt. Damit sinkt die Zeit pro Angebot in unseren Projekten von knapp einer Stunde auf 15 bis 20 Minuten, und kein Angebot bleibt unbeantwortet liegen.
„Das Angebot schreib ich dir am Wochenende.“
Diesen Satz sagt fast jeder Betriebsinhaber irgendwann, und er meint ihn ernst. Angebote entstehen abends und sonntags, weil unter der Woche keine Zeit ist. Und weil sie liegen bleiben, gehen Aufträge verloren: Wer zuerst ein Angebot auf dem Tisch hat, bekommt oft den Zuschlag.
Der Ausweg liegt nicht darin, schneller zu tippen. Er liegt darin, nicht jedes Mal bei null anzufangen.
Wenn ich mit Betrieben durchgehe, wofür die Zeit draufgeht, ist es fast nie die Kalkulation. Es sind drei andere Dinge.
Das Suchen. Was haben wir bei einem ähnlichen Auftrag verrechnet? Wo liegt das alte Angebot? Wie hieß das Material genau?
Das Neuformulieren. Die Leistungsbeschreibung wird jedes Mal neu geschrieben, obwohl sie sich zwischen zwei ähnlichen Aufträgen kaum unterscheidet.
Das Zögern. Weil der Preis unsicher ist, wird das Angebot aufgeschoben. Nicht, weil es viel Arbeit wäre, sondern weil eine Entscheidung dranhängt.
1. Deine häufigsten Positionen festlegen. Nimm die letzten zwanzig Angebote und schau, was immer wieder vorkommt. In den meisten Betrieben decken zehn bis fünfzehn Positionen den Großteil ab. Für jede schreibst du einmal auf: Bezeichnung, was enthalten ist, Einheit, aktueller Preis. Das ist ein Nachmittag Fleißarbeit, danach ist sie für Jahre erledigt. Der Nebeneffekt: Du legst deine Preise einmal fest, statt sie jedes Mal neu zu erfinden. Genau das nimmt dem Angebot das Zögern.
2. Zwei, drei Vorlagen statt einer für alles. Eine Vorlage für jede Auftragsart, die du häufig hast. Eine Universalvorlage wird so allgemein, dass du doch wieder alles anpasst. Spezifische Vorlagen sind zu achtzig Prozent fertig, wenn du sie öffnest. Zahlungsbedingungen, Gültigkeit und was nicht enthalten ist, stehen als feste Bausteine drin.
3. Daten aus der Anfrage übernehmen. Kommt die Anfrage über ein Formular oder per Mail, landen Name, Adresse und Anliegen automatisch in der Kundenverwaltung und von dort im Angebot. Niemand tippt Kundendaten zweimal ab.
4. Regeln für Ausnahmen. Zum Beispiel: Rabatte über zehn Prozent oder Angebote über einer bestimmten Summe gehen vor dem Versand an dich zur Freigabe. Alles andere kann direkt raus.
Ein fertiges Angebot ist erst die halbe Miete. Beim Nachfassen verlieren Betriebe die meisten Aufträge. Der Kunde holt drei Angebote ein, vergleicht, verschiebt die Entscheidung und vergisst sie. Wer nach fünf Werktagen freundlich nachfragt, ist wieder im Kopf, oft nicht weil er billiger war, sondern weil er sich gemeldet hat.
Automatisch heißt hier: Sobald ein Angebot als versendet markiert ist, entsteht eine Wiedervorlage für fünf Werktage später. Je nach Einrichtung erinnert sie dich, oder das System schickt selbst eine kurze Nachfrage. Antwortet der Kunde, stoppt die Nachfrage. Nach weiteren fünf Tagen kommt eine zweite, danach ein Anruf.
Mit Vorlagen, Textbausteinen und einer Erinnerung im Kalender kommst du weiter, als viele Softwareanbieter behaupten. Das ist das ehrliche Zugeständnis.
Ob das bei dir noch reicht, beantwortest du selbst: Wenn dich jetzt jemand fragt, welche Angebote gerade offen sind und was sie zusammen wert sind, wie lange brauchst du für die Antwort? Wer dafür nachsehen muss, verliert Aufträge nicht beim Schreiben, sondern danach.
Ein Angebotsmodul oder eine Kundenverwaltung lohnt sich, wenn eines davon zutrifft: Du schreibst mehr als etwa zehn Angebote im Monat. Mehrere Personen schreiben Angebote und sollen dieselben Preise verwenden. Oder du verlierst den Überblick, was offen ist.
Eine Agentur brauchst du erst, wenn die Teile nicht zusammenspielen: Anfragen kommen über Formular, Mail und Telefon, die Preise liegen in einer Liste, Angebote entstehen im Rechnungsprogramm. Dann verbinden wir diese Systeme so, dass aus der Anfrage ohne Abtippen ein Angebot wird und das Nachfassen von selbst läuft. Eine Branchensoftware ersetzt das nicht, wenn du die bestehende Software behalten willst.
In Zahlen: Wer zehn Angebote im Monat schreibt und pro Angebot vierzig Minuten spart, kommt auf rund achtzig Stunden im Jahr. Bei 45 bis 80 Euro echten Stundenkosten sind das zwischen 3.600 und 6.400 Euro. Nicht ausrechnen lassen sich die Aufträge, die du bekommst, weil dein Angebot am selben Tag da war und nicht am Montag.
Kosten: Ein Angebotsmodul ist in vielen Rechnungsprogrammen und Kundenverwaltungen schon im Abo enthalten. Wenn wir bei VICONSULTING Anfrage, Preise, Angebot und Nachfassen verbinden, bauen wir den ersten Ablauf kostenlos. Jeder weitere kostet ab 1.500 Euro einmalig.
Wie schreibe ich ein Angebot, das überzeugt?
Verständlich statt vollständig. Der Kunde muss erkennen, was er bekommt und was es kostet. Eine kurze Beschreibung in normaler Sprache wirkt besser als Fachbegriffe. Und klar dazuschreiben, was nicht enthalten ist, das verhindert Diskussionen.
Was gehört in jedes Angebot?
Deine vollständigen Firmendaten, eine eindeutige Angebotsnummer, das Datum, die Leistungen mit Einzel- und Gesamtpreis, ob Preise netto oder brutto sind, die Gültigkeitsdauer und die Zahlungsbedingungen.
Nach wie vielen Tagen soll ich nachfassen?
Nach fünf Werktagen. Früher wirkt drängend, später hat der Kunde sich oft schon entschieden. Eine zweite Nachfrage nach weiteren fünf Tagen, danach ein Anruf.
Wie lange sollte ein Angebot gültig sein?
Zwei bis vier Wochen sind üblich. Eine begrenzte Gültigkeit schützt dich bei schwankenden Materialpreisen und gibt dem Kunden einen Anlass, sich zu entscheiden.
Soll ich den Preis am Telefon nennen?
Bei Standardleistungen ja, das spart beiden Seiten ein Angebot, das ohnehin nicht passt. Bei allem Größeren lieber sauber rechnen und schriftlich schicken.
Wenn Angebote bei dir regelmäßig liegen bleiben oder du nicht mehr weißt, welche offen sind: Wir sind VICONSULTING aus Linz und automatisieren Abläufe für Betriebe in Österreich und Deutschland. Im kostenlosen Videocall schauen wir uns in 30 Minuten deinen Weg von der Anfrage bis zum Auftrag an. Ist das Angebot der Ablauf, der dich am meisten kostet, bauen wir ihn dir kostenlos.
Mehr dazu: CRM & Anfrage-Management.
Hinweis: Die Zeitangaben stammen aus unseren eigenen Projekten und sind keine Studienwerte. Angaben zu Pflichtbestandteilen sind allgemeine Orientierung und ersetzen keine Rechts- oder Steuerberatung.
