„Wir müssen jetzt auch was mit KI machen.“
Den Satz höre ich seit zwei Jahren in fast jedem Erstgespräch. Was dann folgt, ist meistens dasselbe Bild: Irgendwer hat ChatGPT abonniert, zwei Leute im Büro tippen dort ihre Mails rein, der Rest der Mannschaft weiß nicht so genau, ob er das darf. Einen Plan gibt es keinen.
Das ist kein Vorwurf. Bei den meisten Betrieben, mit denen wir arbeiten, läuft es genau so an. Seit Anfang August hat die Sache allerdings eine zweite Seite bekommen: In Österreich überwacht die KI-Servicestelle der RTR seit dem 2. August 2026 die Einhaltung der EU-KI-Verordnung. Eine der Pflichten daraus betrifft dich, sobald irgendjemand in deinem Betrieb KI beruflich verwendet. Dazu weiter unten.
Zuerst der praktische Teil: Wo KI im Unternehmen heute tatsächlich etwas bringt.
Der häufigste Fehler ist derselbe wie beim CRM: Es wird ein Werkzeug gekauft, bevor jemand den Ablauf beschrieben hat, den es verbessern soll.
Dann sitzt der Betrieb da mit einem Abo, das keiner richtig nutzt. Nach zwei Monaten kommt der Satz „bringt bei uns halt nix“. Dabei war die Software gar nicht das Problem. Es hat nur nie jemand festgelegt, welche Aufgabe sie eigentlich übernehmen soll.
Deshalb ist die erste Frage nie, welches Tool. Die erste Frage ist: Welche Arbeit machen wir jede Woche mehrmals, die immer nach demselben Muster abläuft?
Das sind die Anwendungsfälle, die wir in Betrieben am häufigsten sehen – und die nach ein paar Tagen von selbst weiterlaufen:
Texte vorformulieren, die du ohnehin schreibst. Angebotsbeschreibungen, Auftragsbestätigungen, die freundliche Absage an eine Anfrage, die nicht passt. Du gibst drei Stichworte rein und bekommst einen Entwurf, den du noch überfliegst. Das ersetzt nicht dein Urteil, es ersetzt das leere Blatt.
Gespräche und Notizen zusammenfassen. Nach der Baustellenbesprechung diktierst du zwei Minuten ins Handy und bekommst eine saubere Notiz mit den offenen Punkten. Bei uns ist das der Punkt, an dem Kunden zum ersten Mal sagen: „Okay, das nehme ich.“
In den eigenen Unterlagen suchen. „Was haben wir dem Kunden vor zwei Jahren angeboten?“ Statt Ordner durchzublättern, fragst du und bekommst die Stelle samt Dokument.
Anfragen vorsortieren. Was ist eine echte Anfrage, was ist Werbung, was ist dringend? Das lässt sich automatisch klassifizieren und landet vorsortiert im Postfach oder im CRM.
Die ehrliche Größenordnung: Bei den Betrieben, die wir begleiten, sind das zusammen zwei bis vier Stunden pro Woche und Person im Büro. Kein Umbruch, aber verlässlich – und ohne dass jemand seine Arbeitsweise komplett ändern muss.
Es gibt Bereiche, in denen ich aktiv abrate.
Alles, wo eine falsche Zahl teuer wird und niemand gegenprüft: Preiskalkulation, Massenermittlung, verbindliche Zusagen an Kunden. KI-Systeme formulieren überzeugend, auch wenn der Inhalt falsch ist. Ohne jemanden, der das Ergebnis prüft, ist das ein Risiko.
Genauso wenig gehören Personaldaten, Gesundheitsdaten oder komplette Kundendatenbanken in ein beliebiges Tool, bei dem niemand weiß, wo die Daten liegen und was damit passiert.
Und ganz grundsätzlich: Wenn eine Aufgabe im Monat zwanzig Minuten kostet, lass sie in Ruhe. Dafür lohnt sich kein Projekt.
Jetzt zum Teil, den die wenigsten Geschäftsführer auf dem Schirm haben.
Die EU-KI-Verordnung verlangt in Artikel 4 seit dem 2. Februar 2025, dass Unternehmen dafür sorgen, dass ihre Mitarbeiter über ausreichende KI-Kompetenz verfügen. Das gilt für jeden Betrieb, in dem KI-gestützte Werkzeuge beruflich eingesetzt werden – also praktisch für jeden, bei dem jemand ChatGPT, Copilot oder eine KI-Funktion im CRM verwendet. Größe und Branche spielen keine Rolle.
Seit dem 2. August 2026 ist in Österreich die KI-Servicestelle bei der RTR als Marktüberwachungsbehörde dafür zuständig. Seit demselben Datum gelten außerdem Transparenzpflichten für Betreiber, etwa wenn du KI-generierte Inhalte auf deiner Website einsetzt.
Zwei Dinge dazu, damit die Kirche im Dorf bleibt:
Erstens gibt es kein vorgeschriebenes Zertifikat und keinen Pflichtkurs. Der Gesetzgeber verlangt, dass du dich als Organisation darum kümmerst – angemessen zu dem, was ihr tatsächlich einsetzt. Wer nur Texte formulieren lässt, braucht weniger als jemand, der Bewerbungen vorsortiert.
Zweitens: Für die Kompetenzpflicht selbst ist keine direkte Geldstrafe vorgesehen. Die hohen Bußgelder der Verordnung – bis zu 35 Millionen Euro oder 7 Prozent des weltweiten Jahresumsatzes – betreffen verbotene Praktiken, nicht eine fehlende Schulung. Was bleibt, ist das Haftungsthema: Wenn im Betrieb etwas schiefgeht und du nicht zeigen kannst, dass die Leute eingewiesen waren, stehst du schlechter da.
Was in der Praxis genügt, um das Thema für einen kleinen Betrieb sauber zu erledigen, passt auf eine Seite. Diese Punkte gehören hinein:
Welche Werkzeuge freigegeben sind. Namentlich. Alles andere ist nicht erlaubt, damit nicht jeder sein privates Konto verwendet.
Was nicht hineingehört. Kundendaten, Personaldaten, Preise, Verträge – je nachdem, was bei euch heikel ist.
Dass ein Mensch gegenliest. Nichts geht ungeprüft an einen Kunden raus.
Wer im Zweifel gefragt wird. Eine Person, die zuständig ist.
Wann wer eingewiesen wurde. Ein Datum und die Namen. Das ist deine Dokumentation.
Eine halbe Stunde Aufwand, einmal im Jahr durchgehen. Damit hast du das Thema für einen Betrieb dieser Größe erledigt.
Schritt 1: Schreib eine Woche lang mit, welche Bürotätigkeiten sich wiederholen. Ohne Bewertung, einfach mitschreiben.
Schritt 2: Nimm davon die eine Tätigkeit, die am häufigsten vorkommt, und probier sie zwei Wochen mit einem Werkzeug. Eine Aufgabe, nicht fünf.
Schritt 3: Wenn es funktioniert, schreib den Ablauf auf und zeig ihn dem Team. Erst dann kommt das nächste Thema dazu – und die KI-Richtlinie von oben.
In der Reihenfolge bleibt es überschaubar, und du merkst früh, ob sich der Aufwand rechnet.
Brauchen wir eine KI-Schulung für alle Mitarbeiter?
Nur für die, die KI im Job verwenden, und im Umfang passend zum Einsatz. Eine dokumentierte Einweisung samt Richtlinie genügt in kleinen Betrieben in aller Regel.
Welche KI-Tools sind für Unternehmen sinnvoll?
Das hängt vom Ablauf ab, den du verbessern willst. Wichtiger als die Auswahl ist die Frage, wo die Daten liegen und ob der Anbieter sie für das Training verwendet. Das steht in den Geschäftsbedingungen.
Lohnt sich KI auch für einen Betrieb mit fünf Leuten?
Ja, wenn es wiederkehrende Büroarbeit gibt. Bei reiner Facharbeit ohne Schreibtischanteil bringt es wenig.
Ersetzt KI Mitarbeiter?
In den Betrieben, die wir begleiten, ersetzt sie einzelne Tätigkeiten, keine Personen. Was wir sehen: Die Leute machen weniger Tipparbeit und haben mehr Zeit für Kunden.
Wenn du wissen willst, welche deiner Abläufe sich überhaupt für Automatisierung und KI eignen: In der kostenlosen Prozess-Analyse gehen wir deine Abläufe gemeinsam durch und sagen dir ehrlich, wo sich der Aufwand rechnet – und wo du dir das Projekt sparen kannst.
Mehr dazu: Prozessautomatisierung und CRM & Anfrage-Management.
Quellen und Hinweis: Angaben zur KI-Kompetenzpflicht nach Artikel 4 der KI-Verordnung (VO (EU) 2024/1689) sowie zu Zuständigkeit und Fristen in Österreich nach der KI-Servicestelle der RTR und der WKO-Information zum AI Act. Die Zeitangaben stammen aus unseren eigenen Projekten und sind keine Studienwerte. Dieser Beitrag ersetzt keine Rechtsberatung – im Zweifel prüft das dein Anwalt oder die KI-Servicestelle.
