Im ersten Beitrag über die größten Zeitfresser im Betrieb stand der Rechnungseingang auf Platz eins: rund zwei Stunden pro Woche, nur fürs Öffnen, Umbenennen, Ablegen und Weiterleiten. Das sind 100 Stunden im Jahr.
Hier ist der versprochene Weg, das loszuwerden. Du brauchst dafür keine neue Software und kein Budget – nur das Mailprogramm, das du ohnehin hast, und eine Viertelstunde Ruhe.
Die eigentliche Arbeit an einer Eingangsrechnung ist klein. Was Zeit frisst, ist das Drumherum: Du machst die Mail auf, lädst den Anhang runter, benennst ihn um, damit man ihn später wiederfindet, schiebst ihn in den richtigen Ordner und schickst ihn an die Buchhaltung weiter. Fünf Handgriffe pro Rechnung. Bei zwanzig Rechnungen in der Woche sind das hundert Handgriffe.
Und weil es nebenbei passiert, fällt es nicht auf. Es steht in keinem Kalender und auf keiner Aufgabenliste.
Der wichtigste Schritt kostet fünf Minuten und wird am häufigsten übersprungen: Richte eine eigene Adresse ein, an die alle Eingangsrechnungen gehen. Etwa rechnung@deinbetrieb.at.
Diese Adresse hinterlegst du bei deinen Lieferanten, in den Kundenkonten der Baumärkte, beim Telefonanbieter, bei den Versicherungen. Überall dort, wo regelmäßig Rechnungen herkommen.
Ab dem Moment landen Rechnungen nicht mehr verstreut in deinem persönlichen Postfach zwischen Kundenanfragen und Werbung, sondern an einer Stelle. Allein das spart einen guten Teil der Sucherei.
Jetzt legst du eine Regel an, die eingehende Rechnungen automatisch einsortiert. Das geht in jedem gängigen Programm.
In Outlook: Start → Regeln → Regeln verwalten → Neue Regel. Als Bedingung nimmst du entweder den Empfänger (deine neue Rechnungsadresse) oder Absender, von denen regelmäßig Rechnungen kommen. Als Aktion: in einen Ordner „Rechnungseingang" verschieben und als Kategorie markieren.
In Gmail: Suchfeld → Suchoptionen anzeigen → Bedingung eintragen → unten auf „Filter erstellen". Dann Label „Rechnungseingang" vergeben und „Posteingang überspringen" anhaken.
Nimm als Bedingung nicht nur das Wort „Rechnung" im Betreff. Das greift zu kurz, weil viele Lieferanten „Beleg", „Faktura" oder gleich die Rechnungsnummer schreiben. Besser: die Empfängeradresse plus eine Liste der Absender, von denen sicher Rechnungen kommen. Die ergänzt du über die nächsten Wochen, wenn dir etwas durchrutscht.
Die Mails sind jetzt sortiert. Fehlt noch die Ablage der Anhänge.
Leg einen Ordner an, der nach Jahr und Monat aufgebaut ist – also 2026 / 08 August. Nicht nach Lieferant, nicht nach Projekt. Der Steuerberater denkt in Zeiträumen, und du suchst später fast immer über den Zeitraum.
Für die Benennung reicht ein Muster: Datum – Lieferant – Betrag. Also 2026-08-14 Baumarkt 248,60. Wer das durchhält, findet jede Rechnung in Sekunden über die Dateisuche.
Wenn dein Steuerberater ein Portal anbietet – DATEV Unternehmen online oder etwas Vergleichbares – nutz das statt des eigenen Ordners. Dann fällt das Weiterleiten am Monatsende komplett weg.
Der letzte Schritt ist kein technischer. Setz dir einen wiederkehrenden Termin, zwanzig Minuten in der Woche, immer am selben Tag. In dieser Zeit gehst du den Ordner „Rechnungseingang" durch und legst ab.
Der Unterschied ist größer, als er klingt: Statt zwanzigmal pro Woche kurz aus der Arbeit gerissen zu werden, machst du es einmal am Stück. Die reine Bearbeitungszeit sinkt kaum, aber die Unterbrechungen fallen weg – und die kosten in Summe mehr als die Aufgabe selbst.
In den Betrieben, die wir dabei begleitet haben, sinkt der Aufwand von rund zwei Stunden auf etwa zwanzig Minuten pro Woche. Das sind ungefähr 85 Stunden im Jahr, die frei werden – für eine Umstellung, die einen Nachmittag kostet.
Dazu kommt etwas, das sich schlechter messen lässt: Am Monatsende gibt es keine Suchaktion mehr. Die Unterlagen sind vollständig, wenn der Steuerberater sie braucht.
Die Regel oben ist die Basisstufe und reicht für viele Betriebe dauerhaft aus. Weitergehen lohnt sich erst, wenn eines davon zutrifft:
Du bekommst mehr als etwa fünfzig Rechnungen im Monat. Dann rechnet sich eine Software, die Betrag, Datum und Lieferant automatisch ausliest, statt dass du sie abtippst.
Oder es müssen mehrere Personen eine Rechnung freigeben, bevor sie bezahlt wird. Dann brauchst du einen echten Freigabelauf, weil E-Mail dafür das falsche Werkzeug ist.
Unter diesen Schwellen ist zusätzliche Software meistens teurer als der Nutzen. Ein Betrieb mit fünfzehn Rechnungen im Monat braucht keine Rechnungsverarbeitung, sondern eine saubere Regel.
Was ist mit Rechnungen, die per Post kommen?
Abfotografieren oder scannen und in denselben Monatsordner legen, mit demselben Namensmuster. Wichtig ist nur, dass alles an einem Ort liegt.
Wie lange muss ich Rechnungen aufbewahren?
In Österreich gilt für Bücher und Belege grundsätzlich eine Aufbewahrungsfrist von sieben Jahren, in Deutschland für Buchungsbelege acht Jahre. Digitale Ablage ist zulässig, solange die Belege unverändert und lesbar bleiben. Die Details zu deinem Fall klärt dein Steuerberater.
Reicht es, die Mails einfach im Postfach zu lassen?
Technisch ja, praktisch nein. Sobald ein Postfach umzieht oder jemand aufräumt, ist die Ablage weg. Die Dateien gehören dorthin, wo auch der Rest der Betriebsunterlagen liegt.
Was, wenn die Regel etwas falsch einsortiert?
Das passiert am Anfang. Deshalb der wöchentliche Termin: Beim Durchgehen fällt sofort auf, was fehlt, und du ergänzt den Absender in der Regel. Nach drei, vier Wochen läuft es stabil.
Der Rechnungseingang ist der einfachste Einstieg, aber selten der einzige Ablauf, der sich lohnt. In der kostenlosen Prozess-Analyse gehen wir deine Büroabläufe gemeinsam durch und sagen dir, welcher als Nächstes dran wäre – und welcher die Mühe nicht wert ist.
Mehr dazu: Prozessautomatisierung.
Hinweis: Die Zeitangaben stammen aus unseren eigenen Projekten und sind keine Studienwerte. Angaben zu Aufbewahrungsfristen sind allgemeine Orientierung und ersetzen keine Steuerberatung.
