„Da hätte ich mich eigentlich nochmal melden sollen.“
Diesen Satz höre ich in Erstgesprächen ständig – meistens über einen Kunden, bei dem ein Angebot seit sechs Wochen offen ist. Nicht aus Nachlässigkeit. Sondern weil es keinen Ort gibt, an dem steht, dass heute jemand dran wäre.
Genau dafür gibt es die Wiedervorlage. Der Begriff klingt nach Behörde, ist aber das wirksamste Werkzeug gegen verlorene Aufträge, das ein kleiner Betrieb einsetzen kann.
Eine Wiedervorlage ist nichts anderes als die Verabredung mit dir selbst: Dieser Vorgang ist heute nicht fertig, aber in fünf Werktagen will ich wieder daran erinnert werden.
Der Unterschied zu einer Aufgabenliste ist der Zeitpunkt. Eine Aufgabenliste zeigt alles, was offen ist – und wird deshalb länger, bis niemand mehr hineinschaut. Eine Wiedervorlage zeigt nur das, was heute dran ist. Alles andere bleibt unsichtbar, bis sein Tag kommt.
Dieser eine Unterschied entscheidet, ob ein System benutzt wird oder nach drei Wochen verwaist.
In den Betrieben, mit denen wir arbeiten, sind es fast immer dieselben vier Dinge:
Offene Angebote. Der größte Posten. Jedes verschickte Angebot bekommt eine Wiedervorlage auf fünf Werktage später.
Zugesagte Rückrufe. „Ich meld mich nächste Woche“ ist ein Versprechen. Ohne Notiz ist es am Donnerstag vergessen.
Kunden, bei denen etwas wiederkehrt. Wartung, Service, jährliche Überprüfung. Das ist Umsatz, der nur davon abhängt, dass sich jemand rechtzeitig meldet.
Wartende Vorgänge. Material bestellt, Genehmigung ausständig, Rückmeldung vom Kunden offen. Alles, wo du auf jemand anderen wartest, braucht ein Datum – sonst wartest du ewig.
Die meisten versuchen es zuerst mit dem, was schon da ist: eine Erinnerung im Kalender, die Aufgabenfunktion im Mailprogramm, eine Liste mit einer Datumsspalte. Das kostet nichts, und ein paar Wochen lang sieht es aus, als würde es reichen.
Der Kalender kennt Termine, keine Vorgänge. Ein Eintrag „Müller nachfassen“ sagt dir nicht, um welches Angebot es ging, was zuletzt besprochen wurde und wie hoch die Summe war. Du suchst also trotzdem.
Die Aufgabenliste im Postfach gehört einer Person. Dein Mitarbeiter sieht sie nicht, du siehst seine nicht, und spätestens beim ersten Urlaub hat niemand den Überblick.
Die Liste mit Datumsspalte funktioniert genau so lange, wie sie jemand von Hand pflegt. Was nicht eingetragen wird, existiert nicht – und eingetragen wird immer das, woran man ohnehin gedacht hätte.
Der gemeinsame Nenner: Alle drei erinnern dich nur an das, was du selbst hineingeschrieben hast. Genau darin liegt der Fehler, denn vergessen wird nicht, was man aufgeschrieben hat.
Die Wiedervorlage wird angelegt, wenn man Zeit hat. Das ist der Fehler.
Sie muss in dem Moment entstehen, in dem der Vorgang entsteht. Angebot rausgeschickt – im selben Atemzug die Wiedervorlage setzen. Telefonat beendet, Rückruf zugesagt – sofort eintragen, bevor das nächste Gespräch kommt.
Wer sich vornimmt, das abends nachzutragen, trägt es nicht nach. Nicht aus Faulheit, sondern weil abends drei andere Dinge dazwischenkommen. Zehn Sekunden sofort schlagen zwanzig Minuten später.
Ob du das noch mit Disziplin auffängst, kannst du dir in zehn Sekunden selbst beantworten: Wie viele Angebote sind bei dir gerade offen, und wie lange hast du gebraucht, um diese Zahl zu nennen?
Wer dafür nachdenken muss, führt die Wiedervorlage im Kopf. Und der Kopf vergisst nicht bei drei Vorgängen, sondern bei zwölf. Ein richtiges System – also ein CRM – wird ab dem Punkt interessant, an dem eines davon zutrifft:
Mehrere Leute müssen dasselbe sehen. Wenn dein Mitarbeiter nicht weiß, dass du dem Kunden schon nachgefasst hast, ruft ihr doppelt an. Das fällt auf, und zwar unangenehm.
Die Wiedervorlage soll von selbst entstehen. Im CRM setzt sich die Erinnerung automatisch, sobald ein Angebot den Status „versendet“ bekommt. Du musst nicht mehr daran denken, daran zu denken.
Du willst sehen, was insgesamt offen ist. Wie viele Angebote hängen gerade, mit welchem Volumen? Diese Frage beantwortet ein Kalender nicht.
Wie so eine Einführung abläuft, ohne dass daraus ein Monsterprojekt wird, steht im Beitrag zur CRM-Einführung.
Der Effekt ist unspektakulär und genau deshalb so verlässlich: Es geht nichts mehr verloren.
Betriebe, die konsequent nachfassen, gewinnen spürbar mehr von den Angeboten, die sie ohnehin schon geschrieben haben. Das ist der billigste Umsatz, den es gibt – die Arbeit war ja bereits erledigt, es fehlte nur die Nachfrage.
Dazu kommt etwas Praktisches: Du musst dir nichts mehr merken. Was terminiert ist, kommt von selbst wieder hoch. Das nimmt mehr Druck raus, als man vorher glaubt.
Und es kostet weniger, als es liegen zu lassen. Wer täglich fünf Minuten damit verbringt, sich zusammenzusuchen, was heute anliegt, kommt im Jahr auf rund zwanzig Stunden – bei 45 bis 80 Euro echten Stundenkosten zwischen 900 und 1.600 Euro, nur fürs Nachdenken darüber, was zu tun wäre. Der größere Posten steht daneben: Nimm die Zahl der Angebote, die du im Monat schreibst, zieh die ab, bei denen du zuverlässig nachfasst, und multiplizier die Lücke mit deinem durchschnittlichen Auftragswert. Diese Zahl entscheidet, nicht der Preis einer Software.
Was ist der Unterschied zwischen Wiedervorlage und To-do-Liste?
Die To-do-Liste zeigt alles Offene auf einmal. Die Wiedervorlage zeigt nur, was heute dran ist. Deshalb bleibt sie übersichtlich und wird tatsächlich benutzt.
Nach wie vielen Tagen sollte ich bei einem Angebot nachfassen?
Fünf Werktage haben sich bewährt. Früher wirkt drängend, später ist die Entscheidung oft schon gefallen.
Reicht ein Kalender dafür?
Als Notlösung für ein paar Wochen. Ein Kalender erinnert an Termine, nicht an Vorgänge – die Erinnerung entsteht nur, wenn du sie selbst einträgst, und sie sagt dir nichts über den Stand der Sache. Wer mehr als eine Handvoll offener Angebote hat, verliert dort den Überblick, ohne es zu merken.
Wie halte ich das durch?
Indem der Blick in die Wiedervorlage an etwas hängt, das du ohnehin jeden Tag tust – den ersten Kaffee, das Hochfahren des Rechners. Eine Gewohnheit an einer bestehenden Gewohnheit hält länger als ein guter Vorsatz.
Wenn du nicht auf Anhieb sagen kannst, welche Angebote gerade unbeantwortet sind: In der kostenlosen Prozess-Analyse gehen wir deinen Weg von der Anfrage bis zum Auftrag durch und schauen, wo Vorgänge liegen bleiben.
Mehr dazu: CRM & Anfrage-Management.
Hinweis: Die Erfahrungswerte in diesem Beitrag stammen aus unseren eigenen Projekten und sind keine Studienzahlen.
