Kurz gesagt: Belege automatisch erfassen heißt, dass Eingangsrechnungen über eine eigene Rechnungsadresse direkt im Belegsystem landen, Papierbelege beim Bezahlen fotografiert werden und eine Texterkennung Lieferant, Datum, Betrag und Steuersatz ausliest. Dein Steuerberater holt sich alles über seinen Zugang oder eine Schnittstelle zu BMD, RZL oder DATEV. Ab etwa 30 bis 50 Belegen im Monat rechnet sich das, die Software kostet meist 10 bis 40 Euro netto im Monat.
In vielen Betrieben gibt es einen Ort, an dem die Buchhaltung wohnt. Ein Schuhkarton, eine Ablage im Auto, ein Stapel neben der Kaffeemaschine. Einmal im Quartal wird daraus ein Nachmittag Sortierarbeit, einmal im Jahr eine unangenehme Woche.
Der Fehler liegt fast immer darin, mit der Software anzufangen. Wer die Reihenfolge umdreht, hat den Großteil in einem Nachmittag erledigt.
1. Alles an einen Ort. Was digital hereinkommt, geht an eine eigene Adresse, etwa rechnungen@deinbetrieb.at, und wird per Mailregel einsortiert. Wie das genau geht, steht im Beitrag zum Rechnungseingang. Was auf Papier anfällt, Tankbeleg, Baumarktrechnung, Parkschein, wird sofort abfotografiert. Nicht abends, sondern beim Bezahlen. Diese eine Gewohnheit entscheidet über Erfolg oder Misserfolg.
2. Texterkennung lesen lassen, statt abzutippen. Die Software liest die Daten aus dem Foto oder PDF aus, du kontrollierst nur noch. Die Erkennung ist gut, aber nicht perfekt. Bei Bewirtung, gemischten Steuersätzen oder ungewohnten Formaten stimmt mal ein Wert nicht.
3. Bankkonto anbinden. Das System gleicht Belege mit den Kontobewegungen ab und markiert, was bezahlt ist. So siehst du auch, zu welcher Abbuchung noch ein Beleg fehlt.
4. Übergabe an den Steuerberater festlegen. Dazu gleich mehr, das ist der wichtigste Schritt.
5. Fixer Termin. Zwanzig Minuten pro Woche, immer am selben Tag. Mit der Kanzlei vereinbarst du einen Stichtag, zum Beispiel alle Belege bis zum 5. des Folgemonats.
Frag deinen Steuerberater, bevor du irgendetwas kaufst. Dieser Schritt wird fast immer übersprungen und spart am meisten Ärger.
In Österreich arbeiten viele Kanzleien mit BMD oder RZL, in Deutschland meist mit DATEV. Die meisten bieten ihren Mandanten ein eigenes Portal oder nehmen Daten aus bestimmten Programmen direkt über eine Schnittstelle. Wenn du das nutzt, ist die Übergabe gelöst: Du legst Belege ab, die Kanzlei sieht sie mit Buchungsdaten und Belegbild. Kein Exportieren, kein Mailversand.
Die Frage an die Kanzlei lautet: „Welches Programm und welches Format kannst du direkt übernehmen?“ Eine schöne App, deren Export die Kanzlei händisch nacharbeiten muss, spart dir nichts.
Und noch etwas: Elektronische Rechnungen bewahrst du im Originalformat auf, nicht als Ausdruck. Echtheit, Unversehrtheit und Lesbarkeit müssen laut Unternehmensserviceportal sieben Jahre lang gewährleistet sein.
Das ehrliche Zugeständnis zuerst: Unter etwa 30 Belegen im Monat reicht die Gewohnheit aus Schritt 1, ein fixer Ablageort und ein Wochentermin. Da kostet Software mehr Zeit beim Einrichten, als sie dir spart.
Darüber wird das Abtippen und Nachsuchen zur wiederkehrenden Arbeit. Ob du schon dort bist, beantwortest du am besten selbst: Wie oft hat dich dein Steuerberater im letzten Quartal nach einem fehlenden Beleg gefragt?
Wenn die Antwort „mehrmals“ ist, liegt das Problem nicht beim Steuerberater, sondern im Ablauf davor.
Belegablage mit Texterkennung: rund 5 bis 15 Euro netto im Monat.
Belegerfassung mit Bankabgleich und Export für die Kanzlei: meist 10 bis 40 Euro netto im Monat. Nutzt du das Portal deines Steuerberaters, ist es häufig schon im Honorar enthalten.
Verknüpfung mit Postfach, Bank und Kundenverwaltung: Wenn Belege aus mehreren Quellen kommen und automatisch zugeordnet werden sollen, bauen wir bei VICONSULTING den ersten Ablauf kostenlos. Jeder weitere kostet ab 1.500 Euro einmalig.
Dem gegenüber steht der Zeitgewinn. Bei den Betrieben, die wir begleitet haben, liegt er bei zwei bis drei Stunden pro Woche, gerechnet auf Sammeln, Sortieren und Aufarbeiten. Bei 45 bis 80 Euro echten Stundenkosten sind das zwischen 4.700 und 12.500 Euro im Jahr.
Der größere Nutzen ist ein anderer: Du weißt unterjährig, wo du stehst. Wenn Belege laufend erfasst sind, ist die Auswertung im April keine Überraschung über das letzte Jahr, sondern eine Aussage über den letzten Monat. Und jeder Beleg, der nicht mehr verloren geht, ist Vorsteuer, die du nicht verschenkst.
Software vor Ablauf. Ein Programm wird gekauft, aber niemand hat festgelegt, wer Belege wann erfasst. Nach zwei Monaten liegt wieder alles am Schreibtisch.
Zu viel auf einmal. Belege, Rechnungen, Zeiterfassung und Lager gleichzeitig umstellen überfordert jeden Betrieb. Ein Bereich, sauber, dann der nächste.
Papier parallel weiterführen. Wer digital erfasst und trotzdem alles ausdruckt und ablegt, hat die Arbeit verdoppelt.
Darf ich Papierbelege nach dem Scannen wegwerfen?
Grundsätzlich ist die digitale Aufbewahrung zulässig, wenn die Belege vollständig, unverändert und über die ganze Frist lesbar bleiben. Es gibt Ausnahmen bei bestimmten Originaldokumenten. Klär das vorab mit deinem Steuerberater.
Wie lange muss ich Belege aufbewahren?
In Österreich in der Regel sieben Jahre, in Deutschland acht Jahre für Buchungsbelege. Für bestimmte Unterlagen gelten längere Fristen.
Mein Steuerberater arbeitet mit BMD. Welche Software brauche ich?
Eine, deren Export die Kanzlei ohne Nacharbeit übernimmt. Frag zuerst die Kanzlei, ob sie ein eigenes Portal anbietet. Eine deutsche Lösung, die nur DATEV kann, ist für eine österreichische BMD-Kanzlei oft die falsche Wahl.
Lohnt sich das bei zehn Belegen im Monat?
Für Software nicht. Für die Gewohnheit, Belege sofort zu fotografieren und an einem Ort abzulegen, sehr wohl. Die kostet nichts.
Belege sind selten der einzige Ablauf, der klemmt, aber oft der, der am meisten Abende kostet. Wir sind VICONSULTING aus Linz und automatisieren Büroabläufe für Betriebe in Österreich und Deutschland. Im kostenlosen Videocall schauen wir uns in 30 Minuten an, wie Belege bei dir heute laufen, und sagen dir ehrlich, was sich lohnt und was du dir sparen kannst. Ist die Belegerfassung der Ablauf mit dem größten Hebel, bauen wir sie dir kostenlos.
Mehr dazu: Prozessautomatisierung.
Hinweis: Die Zeitangaben stammen aus unseren eigenen Projekten und sind keine Studienwerte. Softwarepreise sind übliche Größenordnungen, Stand Oktober 2026. Angaben zu Aufbewahrungsfristen sind allgemeine Orientierung und ersetzen keine Steuerberatung. Quelle: Unternehmensserviceportal, „e-Rechnung“.
