Kurz gesagt: Workflow-Automatisierung heißt: Ein Ereignis löst eine feste Folge von Schritten aus, ohne dass jemand sie anstoßen muss. Zum Beispiel kommt eine Anfrage rein, landet in der Kundenverwaltung, der Kunde bekommt eine Bestätigung und der Zuständige eine Aufgabe. Die Software dafür kostet kleine Betriebe meist 10 bis 100 Euro im Monat, die Einrichtung ab 1.500 Euro je Ablauf. Bei VICONSULTING ist der erste Ablauf kostenlos.
Montag, halb acht. Im Posteingang liegen elf neue Mails: drei Anfragen, zwei Rechnungen, eine Terminverschiebung, der Rest Werbung. Bevor die eigentliche Arbeit anfängt, wird sortiert, abgetippt, weitergeleitet und zurückgerufen. Jeder dieser Handgriffe dauert zwei Minuten. Zusammen ist der Vormittag halb weg.
Genau diese Handgriffe sind Workflows. Sie laufen jedes Mal gleich ab, und deshalb kann sie auch ein Programm erledigen.
Ein automatisierter Workflow hat immer drei Teile: einen Auslöser (eine Anfrage kommt rein), eine Bedingung (die Postleitzahl liegt im Gebiet von Herrn Maier) und eine Aktion (Herr Maier bekommt eine Aufgabe, der Kunde eine Bestätigung). Wenn das passiert, dann tu das.
Die Begriffe werden oft durcheinander verwendet. So grenzen wir sie ab:
Workflow-Automatisierung automatisiert eine einzelne Kette von Schritten, etwa von der Anfrage bis zur Bestätigung.
Prozessautomatisierung meint den ganzen Ablauf, der meistens aus mehreren Workflows besteht, zum Beispiel von der Anfrage über das Angebot bis zur Rechnung.
Fünf Workflows, die wir in fast jedem Betrieb finden und die sich fast immer lohnen:
1. Anfrage → Kundenverwaltung → Bestätigung. Wenn jemand das Formular auf deiner Website ausfüllt, dann entsteht ein Eintrag in der Kundenverwaltung, der Kunde bekommt innerhalb einer Minute eine Bestätigung per Mail oder WhatsApp, und der Zuständige eine Aufgabe, je nach Thema oder Postleitzahl. Niemand tippt eine Anfrage ab, und keine bleibt übers Wochenende liegen.
2. Termin → Bestätigung → Erinnerung. Wenn ein Kunde einen Termin bucht, dann bekommt er sofort eine Bestätigung und am Vortag eine Erinnerung. Verschiebt er, wird der Eintrag in der Kundenverwaltung mitverschoben. Das senkt die Zahl der Termine, zu denen niemand kommt.
3. Angebot → Nachfassen. Wenn ein Angebot versendet ist und nach fünf Werktagen keine Antwort da ist, dann geht eine freundliche Nachfrage raus oder du bekommst eine Erinnerung. Wie das im Detail aussieht, steht im Beitrag Angebote automatisieren.
4. Rechnung → Ablage → Buchhaltung. Wenn eine Rechnung per Mail kommt, dann wird das PDF ausgelesen, mit Lieferant, Betrag und Datum abgelegt und an die Buchhaltung übergeben, egal ob dort BMD, RZL oder DATEV läuft. Mehr dazu im Beitrag Belege automatisch erfassen.
5. Zahlung überfällig → Erinnerung. Wenn eine Rechnung nach Ablauf der Zahlungsfrist offen ist, dann geht eine Zahlungserinnerung raus, und nach einer weiteren Frist die nächste Stufe. Wie du das sauber aufsetzt, steht im Beitrag Mahnwesen automatisieren.
Allclean in Leipzig ist Generalvertretung von Lux in Deutschland und verkauft Reinigungstechnik im Direktvertrieb: Fachberater kommen zum Kunden nach Hause und führen die Geräte vor. Für Allclean haben wir die Workflows 1 und 2 zu einer Strecke verbunden. Wer auf einer Produktseite eine kostenlose Vorführung anfragt, landet in der richtigen Pipeline für Privat- oder Firmenkunden, bekommt eine Bestätigung per WhatsApp und Mail, bucht seinen Termin selbst und wird vorher erinnert. Bewerbungen für den Vertrieb laufen nach demselben Muster in eine eigene Pipeline.
Live war das nach rund vier Wochen. Seit Juni sind über diese Strecke rund 270 Anfragen gelaufen, ohne dass eine davon abgetippt wurde.
Statt einzelner Produkte lieber die drei Arten, die es gibt:
Eingebaute Automationen. Fast jede Kundenverwaltung, jedes Rechnungsprogramm und jedes Mailprogramm hat Regeln und Erinnerungen eingebaut. Sie kosten nichts extra, wirken aber nur innerhalb des einen Programms.
Verbindungsplattformen. Sie verbinden verschiedene Programme miteinander, etwa dein Webformular mit der Kundenverwaltung und WhatsApp. Für kleine Betriebe kosten sie meist 10 bis 100 Euro im Monat. Damit bauen wir die meisten Workflows.
KI-Bausteine. Sie lesen Rechnungen aus, ordnen Mails einem Thema zu oder fassen eine Anfrage zusammen. Sie sitzen innerhalb eines Workflows und kosten nach Verbrauch, in kleinen Betrieben meist ein paar Euro im Monat.
Eingesetzte Systeme in unseren Projekten: Make als Verbindungsplattform, dazu die eingebauten Automationen in HubSpot, Pipedrive und Close.
Öfter, als Softwareanbieter zugeben. Wer nur ein Programm verwendet, kommt mit dessen eingebauten Regeln weit: eine automatische Antwort im Mailprogramm, eine Zahlungserinnerung im Rechnungsprogramm, eine Wiedervorlage in der Kundenverwaltung. Das ist in einer Stunde eingerichtet und kostet nichts.
Die Grenze erkennst du an einer Frage: Durch wie viele Programme geht eine Anfrage bei dir, bis daraus ein bezahlter Auftrag wird? Wenn die Antwort „eines“ lautet, nutze die eingebauten Funktionen. Lautet sie „drei oder mehr“, und dazwischen kopiert jemand Namen, Adressen und Beträge von einem ins andere, dann verlierst du die Zeit genau an diesen Übergängen. Dort hilft nur eine Verbindung.
Software: meist 10 bis 100 Euro im Monat für die Verbindungsplattform, dazu die Programme, die du ohnehin hast.
Einrichtung: Bei uns kostet ein Workflow ab 1.500 Euro einmalig. Verbindest du mehrere Workflows zu einer Strecke, liegen Projekte auch in kleinen und mittleren Betrieben oft bei 20.000 Euro und mehr, bis rund 50.000 Euro. Den ersten Ablauf bauen wir kostenlos. Wartung und Überwachung, inklusive Fehlerbehebung, buchst du dazu, wenn du willst. Alle Preisspannen im Detail stehen im Beitrag Was kostet Prozessautomatisierung?
Was es bringt: Wer 40 Anfragen im Monat bekommt und pro Anfrage fünf Minuten Abtippen, Weiterleiten und Bestätigen spart, gewinnt rund 40 Stunden im Jahr. Bei 45 bis 80 Euro echten Stundenkosten sind das 1.800 bis 3.200 Euro, nur für einen einzigen Workflow. Mit deinen eigenen Zahlen rechnest du das im ROI-Rechner nach.
1. Eine Woche mitschreiben. Jedes Mal, wenn du oder dein Team Daten von einem Programm ins andere überträgt, ein Strich auf einer Liste. Nach einer Woche siehst du, wo die Zeit hingeht.
2. Den häufigsten Workflow wählen, nicht den lästigsten. Der lästigste kommt oft nur einmal im Monat vor.
3. Einen bauen, zwei Wochen laufen lassen. Erst wenn der erste sauber läuft, kommt der nächste. Wer fünf auf einmal baut, findet die Fehler nicht mehr.
Was ist ein Beispiel für Workflow-Automatisierung?
Eine Anfrage über das Kontaktformular landet automatisch in der Kundenverwaltung, der Kunde bekommt eine Bestätigung, und der zuständige Mitarbeiter eine Aufgabe. Niemand muss etwas abtippen oder weiterleiten.
Was ist der Unterschied zwischen Workflow- und Prozessautomatisierung?
Ein Workflow ist eine einzelne Kette von Schritten. Ein Prozess besteht meist aus mehreren Workflows, etwa von der Anfrage bis zur bezahlten Rechnung.
Brauche ich dafür Programmierkenntnisse?
Für einfache Workflows nicht. Aufwendig wird es bei den Ausnahmen: doppelte Kunden, fehlende Angaben, verschobene Termine. Dort fallen selbstgebaute Workflows am häufigsten still aus.
Ist Workflow-Automatisierung datenschutzkonform?
Das hängt an den eingesetzten Programmen und daran, wo sie die Daten verarbeiten. Wir achten auf Anbieter mit Servern in der EU und einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. Das ist keine Rechtsberatung, im Zweifel hilft dein Datenschutzberater.
Wie lange dauert es, einen Workflow einzurichten?
Ein einzelner Workflow geht deutlich schneller als eine ganze Strecke. Bei Allclean war die Strecke von der Anfrage bis zum Termin nach rund vier Wochen live.
Wenn du nach dem Lesen an einen bestimmten Handgriff denkst, der jeden Tag gleich abläuft: Wir sind VICONSULTING aus Linz und automatisieren Abläufe für Betriebe in Österreich und Deutschland. Im kostenlosen Videocall suchen wir in 30 Minuten gemeinsam den Workflow mit dem größten Hebel, ob bei Anfragen, Terminen oder Rechnungen, und den bauen wir dir kostenlos.
Mehr dazu: Prozessautomatisierung und CRM & Anfrage-Management.
Hinweis: Preis- und Zeitangaben sind Erfahrungswerte aus unseren Projekten, Stand Oktober 2026. Software-Preise ändern sich, maßgeblich sind die Preisseiten der Anbieter. Angaben zum Datenschutz sind allgemeine Orientierung und ersetzen keine Rechtsberatung.
